FAQ – Fragen und Antworten
Gerne haben wir häufig gestellte Fragen für Sie zusammengestellt
und kurz und knapp beantwortet. Wir hoffen, dass diese FAQ-Seite Ihnen bei Ihren Fragen zu unserer Hausverwaltung weiterhilft. Bei weiteren Fragen oder spezifischen Anliegen können Sie sich gerne an uns wenden. Nachfolgend FAQ – Fragen und Antworten rund um Immobilien und Hausverwaltung.
Was ist eine Hausverwaltung?
Eine Hausverwaltung ist ein professionelles Dienstleistungsunternehmen, das Eigentümer von Miet- oder Wohneinheiten bei der Verwaltung und Pflege Ihrer Immobilien unterstützt. Zu den Aufgaben einer Hausverwaltung gehören die Vermietung, Instandhaltung, Abrechnung und allgemeine Verwaltungsaufgaben. Sie ist wichtig, um den reibungslosen Betrieb und Werterhalt der Immobilien sicherzustellen, Mietverhältnisse zu managen und die Belange der Eigentümer zu vertreten.
Wir als cwIMMOBILIENmanagement GmbH sind bereits seit mehr als 15 Jahren für unsere Kunden tätig und unterstützen diese in allen Belangen rund um Ihre Immobilien. Wir decken das gesamte Spektrum der Möglichkeiten einer Objektbetreuung ab. Egal ob Sie nur eine Wohnung haben, ein Mehrfamilienhaus oder Mitglied einer Wohnungseigentümergemeinschaft sind. Wir sind Ihr kompetenter Ansprechpartner.
Was sind die Hauptaufgaben einer Hausverwaltung?
Die Hauptaufgaben einer Hausverwaltung umfassen die Mietverwaltung, Instandhaltung und Reparaturen, Buchhaltung, Finanzverwaltung, Kommunikation mit Eigentümern und Mietern sowie die Einhaltung rechtlicher Vorschriften. Des Weiteren natürlich die Wohnungsvermietung und individuelle Eigentümer- und Mieterbetreuung.
Durch unsere hohe Digitalisierung von Vorgängen können wir stets schnell und kompetent weiterhelfen. Abrechnungen werden anschaulich, transparent und nachvollziehbar erstellt und gern auf Wunsch auch detailliert erläutert. Eine Übersicht über Ihr Objekt ist stets möglich, sodass immer alle offenen Fragen einfach und schnell geklärt werden können.
Wie wähle ich die richtige Hausverwaltung aus?
Die Wahl der richtigen Hausverwaltung ist entscheidend für Ihre Rendite, eine gute Mieter- und Eigentümerbetreuung und dem Werterhalt Ihrer Immobilien. Bei der Auswahl einer Hausverwaltung sollten Sie auf deren Erfahrung, Referenzen und den angebotenen Service achten. Sie sollten auch die Gebührenstruktur und Vertragsbedingungen überprüfen, um sicherzustellen, dass sie Ihren Bedürfnissen entsprechen und vor allem transparent sind.
Wissen! Das ist für Sie als Eigentümer das Wichtigste, denn wir sind Ihr kompetenter und fachlicher Ansprechpartner in allen Fragen rund um Ihre Immobilie. Daher werden unsere Mitarbeiter/innen regelmäßig geschult. Sie absolvieren Fachlehrgänge und sind vor allem zertifiziert! Das schafft Vertrauen bei unseren Kunden, das Ihre Immobilien in den richtigen Händen ist.
Warum sollte ich eine Hausverwaltung engagieren?
Die Beauftragung einer professionellen Hausverwaltung entlastet Sie als Eigentümer von fast allen administrativen und zeitintensiven Aufgaben die rund um Ihre Immobilie anfallen. Eine gute Hausverwaltung „verwaltet“ nicht nur, sondern geht auch aktiv auf die Eigentümer bei Gesetzesänderungen, oder sich abzeichnenden Instandhaltungen zu, um frühzeitig die richtigen Weichen für den Eigentümer stellen zu können.
Im Zuge einer gemeinsamen Zusammenarbeit ist es wichtig, dass Ihre Immobilie eine vernünftige Rendite erwirtschaftet, aber auch die sozialen Aspekte der Mieter berücksichtigt. Ebenso haben Sie als Eigentümer die Möglichkeit, sich auf Wunsch aktiv an der Objektbetreuung mit uns gemeinsam zu engagieren, oder können uns auch gern „machen lassen“. Wir erfüllen Ihren Wunsch nach individueller Unterstützung, ganz wie Sie es wünschen. Denn bei uns wird Ihre IMMOBILIE großgeschrieben!
Wie erfolgt die Kommunikation zwischen Eigentümern und der Hausverwaltung?
Die Kommunikation erfolgt in der Regel über verschiedene Kanäle, darunter Telefon, E-Mail und gegebenenfalls persönliche Treffen. Wir empfehlen, offene und regelmäßige Kommunikation zu pflegen, um eventuelle Fragen oder Anliegen zeitnah zu klären.
Uns ist eine schnelle und einfache Kommunikation wichtig, daher versuchen wir E-Mails und Anfragen innerhalb einer angemessenen Zeit schnell und fachlich korrekt zu bearbeiten. Unsere umfangreichen persönlichen Sprechzeiten, ebenso wie unsere langen Telefonzeiten (gern auch an den „Behördentagen“ nochmals deutlich länger) helfen in der gemeinsamen Kommunikation stets weiter, um unsere Eigentümer/innen und Mieter/innen schnell zufriedenstellen zu können.
Wie funktioniert die Mietabrechnung und Zahlung an die Eigentümer?
Die Mietabrechnung erfolgt in der Regel monatlich oder quartalsweise. Die Einnahmen werden nach Abzug aller Kosten, wie Reparaturen und Verwaltungsgebühren, berechnet. Die Zahlung an die Eigentümer erfolgt dann in der Regel per Überweisung. Zusätzlich erhalten Sie mindestens einmal jährlich eine komplette Abrechnung Ihrer Immobilie, egal ob einzelne Wohnung oder ein komplettes Mehrfamilienhaus, für Ihre/n Steuerberater/in. Aufkommende Fragen klären wir im Regelfall mit dem Steuerbüro direkt.
Da wir den Marktführer in Sachen Objektbetreuungssoftware (DOMUS ERP und DOMUS CRM) nutzen, steht Ihnen die Abrechnungswelt bei uns komplett offen. Egal ob Sie ein monatliches, vierteljähriges oder ggf. auch nur jährliches Reporting wünschen, wir können „fast“ alles. Wir stehen Ihrem Steuerberater bei Fragen helfend zur Seite, damit Ihre Steuererklärung auch schnell erstellt werden kann. Wir ermöglichen Ihnen auf Wunsch ein Sichtrecht auf Treuhandkonten, uvm. Sie sehen größtmögliche Transparenz und Hilfe erhalten Sie bei uns.
Wie funktioniert die Abrechnung der Nebenkosten für Eigentümer?
Die Hausverwaltung erstellt einmal jährlich eine Nebenkostenabrechnung (die sogenannten Hausgeldabrechnung), welche in der Regel die Kosten für die gemeinschaftlichen Ausgaben wie Heizung, Wasser und Strom enthält. Die Abrechnung basiert in der Regel auf Verbrauchsdaten (bei Heiz- und Warmwasserkosten) und der für das Objekt geltenden Teilungserklärung. Dazu wird natürlich die Instandhaltungsrücklage abgerechnet und auch alle Instandsetzungs- und Reparaturkosten.
Wir erstellen für unsere Eigentümer eine nachvollziehbare und rechtlich korrekte Abrechnung, damit die größtmögliche Rechtssicherheit für diese gewährleistet ist. Oftmals werden die Unterlagen auch von einem Objektbeirat geprüft und wir erhalten hierbei regelmäßig Dank für die tolle Unterlagenerstellung und sehr hohe Transparenz der Objektvorgänge. Dies schafft natürlich Vertrauen, sodass viele Eigentümer bereits von Anfang an bei uns sind.
Wie funktioniert die Abrechnung der Nebenkosten für die Mieter?
Der Mieter erhält einmal jährlich eine Nebenkostenabrechnung (die sogenannte Betriebskostenabrechnung), in der die Kosten für die gemeinschaftlichen Ausgaben wie Heizung, Wasser, Strom u.v.m. auf die Mieter umgelegt werden. Die Abrechnung basiert in der Regel auf Verbrauchsdaten und individuellen Vereinbarungen gemäß Mietervertrag.
Gern erstellen wir im Rahmen der Sondermietverwaltung bei WEG-Objekten die Betriebskostenabrechnung für die Mieter. Auch hier achten wir auf eine hohe Transparenz und Nachvollziehbarkeit, was regelmäßig auch von unseren betreuten Mietern positiv honoriert wird. Wir stehen IMMER für Fragen zur Verfügung und erläutern den Mietern die Abrechnungspositionen im Detail. Eine Quote deutlich unter 5 % für Nachfragen bei Betriebskostenabrechnungen spricht für sich. Der notwendige und hohe Aufwand, den wir hier betreiben, erzeugt sowohl beim Mieter als auch Eigentümer ein gutes Gefühl, richtig und korrekt betreut zu werden.
Wie reagiert die Hausverwaltung auf Notfälle oder Reparaturanfragen?
Eine Hausverwaltung ist in Notfällen der erste Ansprechpartner. Dabei hat diese schnellstmöglich zu handeln und die notwendigen Vorkehrungen zu treffen, das Eigentum zu schützen. Ein umfassendes Handwerkernetzwerk ist dabei unabdingbar. Bei Reparaturfragen hat die Verwaltung neben einer möglichen Beauftragung natürlich auch die Zuständigkeiten zu klären.
In Notfällen wie Wasserschäden oder Heizungsausfällen sind unsere Dienstleister rund um die Uhr erreichbar und sorgen für eine schnelle Reaktion. Für allgemeine kleinere Reparaturanfragen arbeiten wir an der Lösung innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens, um die Immobilie in gutem Zustand zu halten. Unser ausgeprägtes Handwerkernetzwerk kann viele Kleinreparaturen in kurzem Zeitrahmen erledigen.
Welche rechtlichen Verpflichtungen muss die Hausverwaltung erfüllen?
Die Hausverwaltung muss die geltenden Miet- und Immobilienrechtsvorschriften einhalten. Dazu gehören die Beachtung von Kündigungsfristen, die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und das Führen ordnungsgemäßer Buchhaltungsunterlagen. Des Weiteren muss eine Wohnungseigentümerverwaltung (kurz WEG-Verwaltung) die Voraussetzungen nach § 26a WEG erfüllen. Das heißt, Sie muss zwingend fachlich zertifiziert sein.
Als zertifizierter Verwalter nach §26a WEG erfüllen wir die fachlichen und nach GewO die rechtlichen Voraussetzungen einer Immobilienverwaltung. Nicht nur, dass wir diese erfüllen, gerade im Hinblick auf die notwendigen Weiterbildungsstunden, sind wir hier in der Übererfüllung. Gerade weil sich das Gesetz regelmäßig ändert, Urteile und neue Vorschriften erlassen werden, sind wir am Puls der Zeit. Ebenso nehmen wir den Datenschutz sehr ernst, ohne eine Zustimmung verlassen keine Daten von unseren Kunden unser Haus!